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浅谈社会保险档案管理

类型:保险论文 时间:2017年9月3日

社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成,并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系,其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。

1 社会保险档案管理工作的意义

社会保险档案是规范社会保险经办操作的首要载体。社会保险经办工作质量,直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险办理和服务的记载,是考量经办工作是否依法进行的依据。无论是绩效考核、内部控制和外部监督都需要依托档案资料。

社会保险档案是服务参保对象的重要媒介。社会保险也是用人单位保履行义务和参保人员缴纳保险费用的一种历史凭证,通过此凭证,社保人员享受社会保险缴纳范围内的各种权益。随着社会保险事业的发展,广大参保单位和职工对服务的质量要求越来越高,维权意识不断增强,社会保险档案的记录与民众的社会保障越来越密切,记录着民众享受社会保险的详细内容,服务范围将逐渐的扩大。

做好社会保险档案工作是建立健全社会保障体系的重要保证。党和国家提出要建立全覆盖城乡居民的社会保险体系,保障人民的基本生活,这是构建和谐社会的毕本内容,也是实现中国梦和改善民生的根本。做好社会保险档案管理工作是提高社会保险部门服务质量的重要前提。社会保险档案管理也是社会保险事业发展的重要历史资料。通过对档案资料的整理和分析,可以为保险行政部门制定保险费用的收缴和保险服务的方式提供一些珍贵的历史资料,完善保险管理体制。

2 社会保险档案管理中的主要问题

档案管理制度亟待完善。社会保险项目管理制度的不断健全,保险项目的门类增多,办理社会保险的人数只能多,保险项目经办机构所形成的的各种图标、文件和凭证等数量越来越庞大,档案管理的难度增大,管理的范围增加,保管时间的延长和保存方式的多样化等,缺少统一管理的标准和规范。在繁杂的档案管理中,由于能力和技术有限,难免会出现各种问题。

档案信息资源共享程度不高。社会保险办理过程中需要大量的文件资料如身份证、死亡证和收入证明等都来自于其他社会职能部门。这些资料可以直接从这些部门单位的网上进行下载,大量的数据资料堆积造成了档案资料的膨胀,部分单位部门的档案信息形成封闭式的管理方式,档案资料得不到有效利用,造成资源的浪费。同时档案管理信息化程度不高,限制了档案信息的闲置浪费。社会保险机构本身的信息化程度不高,限制着档案资源的信息共享和信息利用。

档案信息化管理水平较低。当前,档案的存在形式主要是纸质为主,计算机信息档案为辅。纸质的档案占据了大量的空间,增加了档案管理的成本,在档案借阅是提供原件或进行复印时,很容易造成实体的损坏,纸质的档案调阅非常繁琐,档案的使用效率比较低。

档案资源利用不够充分。社会保险档案的管理方式比较单一,主要是档案的整理、归档、阅览、借出和复制。档案仅仅在机构内部和参保人员之间进行传递和借阅,档案跨部门之间的信息交流比较少,档案的利用性你比较差。档案管理技术的多媒体化、数字化和网络信息化水平比较低,档案的公开性和共享性难度大,档案的保密水平不够,不利用档案信息的利用。

3 加强社会保险档案管理的对策和建议

加强基础设施建设。调整社保局办公区布局,为建立档案室和档案查阅室预留足够空间。投资足够资金购置移动式档案柜和其他设备。配备消防、通风、安全设备。购置档案管理工作必需的硬件设备,如快速扫描仪、计算机等。研发和购置档案管理软件。进行电子档案管理,在电脑公司协助下自行开发管理软件从灵活就业人员社保档案扫描存储起步。移动硬盘构建的数据库,存储参保人基本信息(身份证号、档案号、就业时间、缴费情况等)和人事档案信息。

加强组织领导,建立健全档案工作体系。档案管理工作体系的建立,必须加强组织建设,形成统一领导和分级管理的方式,做好档案管理各个环节的协调和沟通,正确有效的落实档案管理工作目标。社会保险机构的各级主要领导要对档案管理工作高度重视,关系档案管理工作的现状和未来发展趋势,对档案工作进行详细、全面的部署,并将档案管理工作纳入员工考核的范围之内。县级以上的社会保险机构应该建立专门的档案管理部门和科室,配置专门的人员进行管理,制定专门的管理规章和设置专门的领导机构。

完善制度规定,实现档案管理制度化。为适应社会保险经办管理模式,建立一套完备的业务档案管理制度势在必行。系统化、标准化的档案管理流程和规章制度,可以大大促进档案工作水平的提高。人力资源和社会保障部与国家档案局正在制定《社会保险业务档案管理规定》,准备出台一套符合社会保险特点的专业档案管理制度,将在科学界定社会保险经办业务中所形成文件材料的归档范围、保管期限和分类方式等方面,为全国制定框架性的管理依据。

推进资源建设,实现档案管理信息化。积极发挥计算机管理的优势,推进档案信息化建设。选择功能完善的档案管理操作系统,可以实现档案的轻松快捷著录、完整高效统计和快速准确检索。加强电子档案管理,对于相关协议服务单位联网结算,对通过Internet网上经办产生的电子文件进行档案管理,确保文件的原始性和法律效力。大力开展档案数字化加工,对现存的纸质、实物档案进行数字化加工处理,在业务窗口对档案资料进行前端扫描。

利用档案资源,提高档案服务水平。档案管理的根本目的是利用。档案利用是档案生命力最直接、最有效的体现。积极开展档案利用需求调研内容'>调研,确定服务对象和服务内容,提高档案利用服务的针对性。及时续编档案索引目录,方便各类利用者调用档案。深入挖掘信息资源,整理汇编政策经办资料,向社会公开现行业务文件。建立社会保险档案信息中心,与社会保险经办窗口、劳动保障电话咨询服务中心、劳动保障网等实现档案信息

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